Limit płatności gotówką w Polsce i w UE

Art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców wiąże formę zapłaty z dwiema cechami transakcji. Pierwsza to strony: obie są przedsiębiorcami, a płatność wiąże się z ich działalnością. Druga to wartość: jednorazowa wartość transakcji, liczona bez względu na liczbę płatności, przekracza 15 000 zł. Gdy obie cechy występują razem, płatność przechodzi przez rachunek płatniczy przedsiębiorcy. Sprawdzarka zestawia więc strony z ceną całej transakcji, a nie z samą gotówką.

W Polsce jedyny ogólny próg dla gotówki dotyczy transakcji między dwiema firmami. Według biznes.gov.pl wynosi on 15 000 zł brutto, a więc razem z VAT. Kwota równa progowi może jeszcze przejść gotówką, ale już o grosz wyższa trafia w całości na rachunek, bez żadnej części w banknotach. Przepis wiąże płacącego i przyjmującego, choć skutek ponosi tylko płacący: wydanej w ten sposób gotówki nie zaliczy do kosztów podatkowych. Nie ma za to grzywny ani mandatu.

Konsumentów i płatności między osobami prywatnymi polskie prawo nie ogranicza, więc samochód w salonie albo mieszkanie od innej osoby prywatnej można dziś opłacić gotówką w dowolnej kwocie. Zmieni się to od 10 lipca 2027 r. dla przedsiębiorców. Unijny limit pozwoli im przyjąć lub wypłacić gotówką najwyżej 10 000 €, także w rozliczeniu z konsumentem.

Przykład z biznes.gov.pl: przedsiębiorca kupuje od innej firmy towar za 18 000 zł i chce zapłacić 5000 zł gotówką, a resztę przelewem. Cena przekracza próg, więc sprawdzarka podaje jako najwyższą kwotę gotówką 0,00 zł, a w wierszu „Sposób liczenia” wyjaśnia „Od całej ceny; kwota równa limitowi dozwolona”. Gotówka ponad limit to 5000,00 zł. Ten i inne przypadki z wynikiem i źródłem zebrano w przypadkach referencyjnych.

Transakcję w walucie obcej przelicza się na złote według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego przed dniem transakcji. Cenę w euro wpisuje się do sprawdzarki już w złotych. Pole kursu euro, wypełnione kursem 4,3641 zł z tabeli 205/A/NBP/2026 z 21 października 2026 r., służy jej tylko do progów wyrażonych w euro.

Dowolną kwotę, bo w Polsce nie ma limitu dla konsumentów ani dla rozliczeń osób prywatnych między sobą. Strona biznes.gov.pl stwierdza wprost, że w takich transakcjach „nie obowiązuje żaden limit płatności gotówkowych”. Dotyczy to zakupów w sklepie i w salonie, zapłaty za usługi, a także sytuacji odwrotnej, gdy to firma płaci osobie prywatnej, na przykład za odkupiony od niej samochód.

Osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą jest jednak przedsiębiorcą. Przepis obejmuje płatności związane z wykonywaną działalnością, więc przy zakupie dla firmy od innej firmy limit ją wiąże. Prywatne zakupy tej samej osoby, niezwiązane z działalnością, zostają poza nim.

Polski Ład zapowiadał próg 20 000 zł dla konsumentów i obniżenie progu między firmami do 8000 zł. Ustawa z 16 czerwca 2023 r. (Dz.U. 2023 poz. 1414) uchyliła oba przepisy, zanim zaczęły obowiązywać. Ten sam portal podkreśla, że przepisy o limicie dla konsumentów „nigdy nie weszły w życie”.

Art. 19a tej samej ustawy dotyczy czego innego: przedsiębiorca, który ma kasę rejestrującą, musi umożliwić zapłatę instrumentem płatniczym, na przykład kartą. To obowiązek przyjęcia płatności bezgotówkowej, a nie ograniczenie gotówki.

Jednorazowa wartość transakcji decyduje o formie zapłaty, a nie wysokość pojedynczej wpłaty. Podział ceny na raty, zaliczkę i dopłatę albo na kilka faktur nie obniża tej wartości. Gdy transakcja przekracza 15 000 zł, gotówką nie przechodzi żadna jej część, nawet pierwsza rata czy zaliczka.

Umowa zawarta na czas określony liczy się jako jedna transakcja o wartości wszystkich płatności z tej umowy. W przykładzie biznes.gov.pl obsługa księgowa za 2000 zł miesięcznie przez rok daje 24 000 zł, więc przelewem płaci się od pierwszego miesiąca. Przy kwotach zmiennych liczy się ich narastająca suma: w drugim przykładzie przekroczyła próg przy szóstej płatności i od niej obowiązuje rachunek.

Przy umowie ramowej, na podstawie której składa się osobne zamówienia, opublikowane przykłady nie podają reguły. Sprawdzarka porównuje wtedy próg z kwotą wpisaną jako cała cena, więc wynik zależy od tego, co wpisano jako jedną transakcję.

Kompensata, czyli potrącenie wzajemnych należności, nie zmienia wartości transakcji. W tych samych przykładach przy należnościach 16 000 zł i 13 000 zł saldo 3000 zł nie może przejść gotówką. Przy należnościach 12 000 zł i 8000 zł saldo 4000 zł już może, bo żadna z transakcji nie przekracza progu.

Wpłata gotówki na rachunek kontrahenta nie jest płatnością przez rachunek płatniczy w rozumieniu tego przepisu, podobnie jak przekaz pocztowy. Tak ocenia to biznes.gov.pl. W obu przypadkach płacący wręcza banknoty, zamiast zapłacić ze swojego rachunku.

Ani grzywna, ani mandat, bo Prawo przedsiębiorców nie przewiduje kary za naruszenie art. 19. Skutek jest podatkowy i dotyczy tylko płacącego. Według art. 22p ustawy o PIT, a w podatku od osób prawnych według art. 15d ustawy o CIT, wydatek zapłacony z pominięciem rachunku płatniczego nie jest kosztem uzyskania przychodów w tej części.

Podatnik, który ujął już taki wydatek w kosztach, w miesiącu zapłaty gotówką zmniejsza koszty uzyskania przychodów. Gdy kosztów nie da się zmniejszyć, zwiększa przychody. Podatnik na ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych nie odlicza kosztów, więc ta korekta go nie dotyczy, choć sam obowiązek płatności przez rachunek nadal go wiąże.

Sprzedawca, który przyjął gotówkę, nie traci nic w podatkach, choć przepis wiąże także przyjmującego. W przykładzie z 18 000 zł sprawdzarka pokazuje w wierszu „Poza kosztami podatkowymi” kwotę 5000,00 zł, a w wierszu „Kto odpowiada” odpowiedź „Płacący”. Gdyby cała transakcja wynosiła równo 15 000 zł, gotówką mogłaby przejść w całości, a sprawdzarka podałaby 15 000,00 zł.

Samochód kupiony od osoby prywatnej na podstawie umowy kupna-sprzedaży można opłacić gotówką w każdej kwocie, także po 10 lipca 2027 r., bo unijny limit nie dotyczy rozliczeń dwóch osób prywatnych. Dowodem zapłaty jest wtedy pokwitowanie. W salonie konsument płaci dziś bez limitu, a gdy zacznie obowiązywać limit unijny, salon przyjmie od niego gotówką najwyżej 10 000 €.

Mieszkanie, dom czy działkę kupuje się u notariusza, a umowa przenosząca własność ma formę aktu notarialnego. Gdy przynajmniej jedna strona nie jest przedsiębiorcą, polski próg nie obowiązuje, ale notariusz ma obowiązki z przepisów o praniu pieniędzy. Czy od 10 lipca 2027 unijny limit obejmie także zakup nieruchomości od dewelopera, rozporządzenie nie przesądza, więc sprawdzarka stosuje tu tylko polskie przepisy. Taksę notarialną, podatek PCC i pozostałe wydatki liczy kalkulator kosztów zakupu mieszkania.

Najem między dwiema firmami podlega limitowi, a umowa na czas określony jest jedną transakcją o wartości wszystkich czynszów. W polu czynszu wpisuje się wtedy tę wartość, a nie czynsz za jeden miesiąc. Gdy mieszkanie wynajmuje osoba prywatna osobie prywatnej, limitu nie ma.

Wynagrodzenie pracownika nie jest rozliczeniem dwóch przedsiębiorców, więc polski próg go nie obejmuje. Kodeks pracy w art. 86 § 3 przewiduje wypłatę na rachunek płatniczy wskazany przez pracownika, chyba że pracownik złożył w postaci papierowej lub elektronicznej wniosek o wypłatę do rąk własnych. Kwotę netto do wypłaty liczy kalkulator wynagrodzeń.

Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu nie zakazuje gotówki, lecz nakłada obowiązki. Według art. 2 ust. 1 pkt 23 firma, która w handlu towarami przyjmuje lub dokonuje płatności gotówką o wartości co najmniej 10 000 €, staje się instytucją obowiązaną. Liczy się jedna płatność albo kilka płatności, które wydają się powiązane.

Instytucja obowiązana stosuje wtedy środki bezpieczeństwa finansowego, w tym ustala tożsamość klienta. Nadzór nad tymi obowiązkami sprawuje Generalny Inspektor Informacji Finansowej (GIIF). Kupujący nie ponosi kary za samą płatność gotówką, a obowiązki spoczywają na sprzedawcy albo na firmie, która gotówką płaci.

Euro przelicza się tu według średniego kursu NBP z dnia transakcji (art. 5 ustawy), a nie z dnia poprzedzającego, jak przy progu dla firm. Przy kursie 4,3641 zł próg wynosi 43 641 zł. Konsument płacący w salonie gotówką 50 000 zł za samochód dostaje dziś wynik „Brak ustawowego limitu dla tej płatności”. Zarazem w wierszu „Obowiązek przedsiębiorcy” sprawdzarka pokazuje „Przedsiębiorca stosuje środki bezpieczeństwa finansowego”.

Sprawdzarka pokazuje ten obowiązek dla płatności przed 10 lipca 2027 r. Od tego dnia sprzedawca nie przyjmie już gotówki ponad 10 000 €. Handlarze metalami szlachetnymi, którzy pozostają instytucjami obowiązanymi, ustalają wtedy tożsamość klienta płacącego gotówką co najmniej 3000 € (art. 19 ust. 4 rozporządzenia unijnego).

Rozporządzenie (UE) 2024/1624 w art. 80 pozwala osobom handlującym towarami lub świadczącym usługi przyjmować lub dokonywać płatności gotówką tylko do 10 000 € albo równowartości w walucie krajowej. Przepis stosuje się od 10 lipca 2027 r. i sumuje płatności, które wydają się powiązane. Kwota równa limitowi jest jeszcze dozwolona.

Limit nie obejmuje płatności między osobami fizycznymi, które nie działają zawodowo, ani płatności i wpłat w placówkach banków i innych dostawców usług płatniczych. Wiąże natomiast przedsiębiorcę, także gdy płaci mu klient prywatny. Kary ustala każde państwo członkowskie, a Polska swoich jeszcze nie ogłosiła.

Niższe limity krajowe zostają w mocy, dlatego w Hiszpanii, we Francji i we Włoszech nadal obowiązują progi poniżej unijnego. Polski próg dla firm działa przy 15 000 zł, czyli wcześniej niż 10 000 €, więc między przedsiębiorcami wynik się nie zmienia. Zmienia się dla kupującego prywatnie: za samochód za 50 000 zł zapłaci w salonie gotówką najwyżej 43 641,00 zł, a 6359,00 zł kartą lub przelewem.

Art. 80 mówi o równowartości w walucie krajowej, ale nie wskazuje kursu. Sprawdzarka przelicza limit po kursie z pola, domyślnie 4,3641 zł, więc wynik w złotych zmienia się razem z kursem. Komisja Europejska oceni wysokość limitu w sprawozdaniu do 10 lipca 2030 r.

Za granicą liczy się prawo kraju, w którym przechodzą pieniądze. Osoba prywatna z Polski zapłaci hiszpańskiej firmie gotówką tylko za operację poniżej 10 000 €. Taki próg Hiszpania stosuje do osób, które nie mają tam miejsca zamieszkania dla celów podatkowych. Drobne kwoty, takie jak napiwki, są daleko poniżej takich progów, a zwyczaje dotyczące napiwków opisuje przewodnik po napiwkach za granicą.

Najniższe ogólne progi mają Hiszpania i Francja: płatność z udziałem przedsiębiorcy od 1000 € w Hiszpanii i powyżej 1000 € we Francji nie może przejść gotówką nawet w części. Oba kraje liczą całą cenę, podobnie jak Polska. Włochy i Holandia liczą tylko część zapłaconą gotówką.

Włochy jako jedyne z tych krajów obejmują progiem także osoby prywatne, więc nawet osoba kupująca samochód od sąsiada zapłaci gotówką najwyżej 4999,99 €. Hiszpania ma osobny próg 10 000 € dla osób prywatnych z zagranicy, a Francja 10 000 €. Niemcy nie mają ogólnego progu, ale nieruchomości nie da się tam opłacić gotówką. Wielka Brytania gotówki nie ogranicza, a od 10 000 GBP wymaga tylko rejestracji sprzedawcy towarów.