Biznes

Kategoria Biznes zbiera narzędzia, które stosują przepisy o prowadzeniu firmy do jednego, konkretnego przypadku. Każdy wynik podaje przepis, na którym się opiera, i datę ostatniego sprawdzenia źródeł.

Pierwszym narzędziem jest kalkulator okresu przechowywania dokumentów. Po wybraniu dokumentu i wpisaniu jego daty pokazuje pierwszy dzień, od którego dokument można zniszczyć, oraz przepis i rodzaj terminu. Obejmuje 7 rodzajów dokumentów firmowych i 4 rodzaje domowych, a tabela zestawia całą grupę dla jednej daty.

Wszystko liczy się w przeglądarce, a wpisane daty nie trafiają na serwer. Każde narzędzie ma osobną stronę dla każdego z siedmiu krajów, bo terminy i ich podstawy prawne różnią się bardziej niż nazwy dokumentów.

O tym, ile lat dokument zostaje w firmie, decyduje jedno z dwóch źródeł: przepis nakazujący przechowywanie albo przedawnienie, po którym dokument przestaje być potrzebny jako dowód.

• Ordynacja podatkowa wiąże dokumenty podatkowe z przedawnieniem podatku: 5 lat od końca roku, w którym minął termin płatności (art. 70 § 1). Dokumenty za 2020 rok zostają więc do 31 grudnia 2026.
• Ustawa o rachunkowości każe trzymać księgi rachunkowe i dowody księgowe 5 lat od początku roku po roku obrotowym (art. 74). Za 2020 rok daje to 31 grudnia 2025, ale obowiązuje dłuższy z obu terminów.
• Kodeks pracy wyznacza 10 lat dla dokumentacji pracowniczej, licząc od końca roku ustania zatrudnienia (art. 94 pkt 9b). Akta z umowy rozwiązanej 31 maja 2020 były pracownik może odebrać do 31 stycznia 2031.
• Rachunki i umowy w domu opierają się na przedawnieniu roszczeń z Kodeksu cywilnego, na przykład 2 lata dla rachunków za prąd i gaz.

Przy obowiązku przepis wprost nakazuje przechowywanie. Przedawnienie niczego nie nakazuje, ale po jego upływie druga strona nie może już skutecznie dochodzić roszczenia.

Dokumenty po upływie terminu niszczy się tak, aby nie dało się odtworzyć ich treści. Kodeks pracy wymaga tego wprost dla akt pracowniczych (art. 94⁷), a RODO nie pozwala trzymać danych osobowych dłużej, niż to potrzebne.

Dokumentację pracowniczą można prowadzić także w postaci elektronicznej, czyli jako e-akta. Forma nie zmienia okresu przechowywania, a po jego upływie pliki usuwa się tak samo jak papier.

Faktury wystawione w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) system przechowuje przez 10 lat od końca roku wystawienia. Obowiązek wystawiania w KSeF objął pozostałe firmy od 1 kwietnia 2026, a najmniejszych dotyczy od 1 stycznia 2027.

Strony tej kategorii objaśniają przepisy na przykładach i nie doradzają. Termin może się wydłużyć, gdy bieg przedawnienia zostanie zawieszony lub przerwany, czego kalkulator nie uwzględnia.