Negocios

Las herramientas de negocios aplican a un caso concreto las normas que rigen la gestión diaria de una empresa o de un autónomo en España. Cada resultado cita el artículo del que sale, para que pueda comprobarse en el BOE o en la Agencia Tributaria.

La primera es el comprobador de plazos de conservación de documentos. Con el tipo de papel y su fecha, da el primer día en que puede destruirse, el plazo y la norma. Cubre 7 documentos de empresa y 6 de particulares.

• Separa lo que es una obligación legal de lo que es solo un plazo de prescripción.
• Calcula el día de inicio de cada plazo, que casi nunca es la fecha del documento.
• Lista en una tabla todos los documentos del mismo grupo para una sola fecha.

En España conviven dos tipos de plazo. Una obligación de conservar la impone una norma, y su incumplimiento tiene sanción. Un plazo de prescripción solo fija hasta cuándo alguien puede reclamar o revisar, y el documento es la prueba mientras tanto.

La Ley General Tributaria da a Hacienda 4 años para revisar cada impuesto. Ese plazo empieza al día siguiente del fin del período de declaración, no en la fecha de la factura. El Código de Comercio obliga además a empresarios y sociedades a guardar libros, correspondencia y justificantes 6 años a partir del último asiento.

Cuando las dos normas se aplican a la vez, manda la más larga. Una factura de un comercio fechada el 14 de mayo de 2020 se cuenta desde el cierre del ejercicio, el 31 de diciembre de 2020. Puede destruirse desde el 1 de enero de 2027. Las bases imponibles negativas del Impuesto sobre Sociedades alcanzan los 10 años, y las nóminas y cotizaciones de la plantilla, 4 años.

Un documento puede destruirse al día siguiente de que venza su plazo. En una limpieza de archivo el 1 de julio de 2027, una empresa mercantil puede deshacerse de los libros y facturas de 2020 y años anteriores. La excepción es una actuación de Hacienda que haya interrumpido la prescripción.

Facturas, nóminas y contratos contienen datos personales, así que la normativa de protección de datos exige destruirlos de forma que no puedan reconstruirse. Las trituradoras de corte cruzado y las empresas de destrucción certificada cumplen esa función y entregan, en el segundo caso, un certificado.

Guardar el archivo en formato digital no autoriza por sí solo a tirar el papel. Para destruir el original de una factura en papel, la copia digitalizada debe obtenerse con un programa de digitalización certificada. Las facturas que ya nacen electrónicas se conservan en su formato original durante todo el plazo.