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Gli strumenti di questa sezione applicano a un caso concreto le regole che imprese, professionisti e famiglie incontrano nella gestione delle carte, con la norma indicata accanto a ogni risultato. Il primo è il controllo dei tempi di conservazione dei documenti: si sceglie tra privato e impresa, si indica il documento con la sua data e compare il primo giorno in cui si può eliminare.

Il controllo copre 12 tipi di documenti privati, dal 730 alle bollette, e 3 tipi di documenti d'impresa. Per ognuno mostra il periodo, il giorno da cui decorre, la norma e se si tratta di un obbligo di legge, di una prescrizione o di una semplice indicazione. Un 730 presentato il 30 giugno 2026, per esempio, va conservato fino al 31 dicembre 2031.

In Italia la durata dipende da due tipi di norme. Un obbligo di conservazione impone di tenere un documento per un periodo fisso; la prescrizione indica invece fino a quando qualcuno può ancora chiedere un pagamento, e quindi fino a quando una ricevuta serve come prova.

• Codice civile: l'art. 2220 obbliga l'impresa a conservare scritture contabili, fatture e corrispondenza per 10 anni dall'ultima registrazione.
• Accertamento fiscale: l'Agenzia delle Entrate può controllare una dichiarazione per 5 anni dopo la fine dell'anno in cui è stata presentata (art. 43 DPR 600/1973). Dal 1° gennaio 2027 la stessa regola si trova nell'art. 293 del Testo unico adempimenti e accertamento (D.Lgs. 141/2026).
• Prescrizione: 2 anni per le bollette di luce, gas e acqua, 5 anni per canoni d'affitto e spese condominiali, 5 anni per le multe dal giorno della violazione.

Le due regole convivono. Per un'impresa il termine fiscale di solito scade prima di quello civile, ma un accertamento in corso obbliga a conservare le scritture finché non è definito, anche oltre il periodo del Codice civile.

Un documento si può eliminare dal giorno dopo la fine del suo periodo, e una pulizia dell'archivio parte da una data precisa. Il 15 gennaio 2027, per esempio, si possono eliminare le dichiarazioni presentate nel 2021 o prima e le fatture d'impresa del 2016 o precedenti, se non ci sono controlli aperti.

Le carte con codice fiscale, IBAN, redditi e dati sanitari contengono dati personali tutelati dalla normativa sulla privacy. Un distruggidocumenti a frammenti o un servizio di distruzione certificata le rende illeggibili, mentre un foglio intero gettato nella carta resta leggibile.

La conservazione digitale è ammessa: l'art. 2220 consente di tenere le scritture su supporti di immagine, e ai fini fiscali vale la conservazione a norma, con regole tecniche proprie. Una semplice scansione non ha lo stesso valore. Le pagine di questa sezione spiegano la norma e non sostituiscono un commercialista.