Zakelijk

De rubriek Zakelijk verzamelt hulpmiddelen voor regels waar ondernemers en particulieren met hun papieren mee te maken krijgen. Het eerste is de check van de bewaartermijn: u kiest of u ondernemer of particulier bent, het soort document en de datum, en ziet de eerste dag waarop het weg mag. Basisgegevens van 30 juni 2019 mogen zo weg vanaf 1 januari 2027.

Elke uitkomst noemt de regel waarop ze steunt en zegt of het om een wettelijke plicht gaat of alleen om een termijn. Wat u invult, blijft in uw browser. De hulpmiddelen leggen uit wat de wet zegt; ze geven geen advies over wat u met uw papieren doet.

In Nederland hangt de termijn af van de vraag of er een plicht is of alleen een termijn waarin nog iets kan worden gevorderd. Ondernemers hebben een plicht: de Algemene wet inzake rijksbelastingen verplicht hen hun administratie 7 jaar te bewaren (art. 52 lid 4 AWR).

• Basisgegevens zoals het grootboek, de facturen en de loonadministratie: 7 jaar.
• Gegevens over onroerende zaken en het btw-eenloketsysteem: 10 jaar.
• Belastingpapieren van particulieren: geen plicht, wel een navorderingstermijn van 5 jaar na het einde van het belastingjaar (art. 16 lid 3 AWR).
• Betalingen zoals huur en rente: een verjaringstermijn van 5 jaar uit het Burgerlijk Wetboek (art. 3:308 BW).

De wet noemt voor ondernemers geen startdag. De Belastingdienst laat de termijn beginnen als een gegeven niet meer actueel is, zoals aan het einde van een contract. Bij de navorderingstermijn ligt de start wel vast: het einde van het belastingjaar, niet de datum van de aanslag.

Is de termijn voorbij, dan mag een document weg. Papieren met een burgerservicenummer of bankgegevens worden meestal versnipperd, thuis met een papierversnipperaar of via een bedrijf voor papiervernietiging bij grotere hoeveelheden.

Bewaren hoeft niet op papier. De Belastingdienst staat toe dat facturen en bonnetjes worden gescand, als de scan een juiste en volledige weergave van het origineel is, met de echtheidskenmerken. Het origineel mag dan weg, en de scan volgt dezelfde termijn van 7 jaar of 10 jaar. Een factuur die digitaal is ontvangen, blijft digitaal bewaard.