Unternehmen
Aufbewahrung von Geschäfts- und Privatunterlagen: wie lange jede Unterlage aufzubewahren ist und ab wann sie vernichtet werden darf.
Was die Tools für Unternehmen ausrechnen
Die Rubrik Unternehmen sammelt Tools für wiederkehrende Fragen aus Buchhaltung und Verwaltung, jeweils nach deutschem Recht und mit der Vorschrift zu jedem Ergebnis. Den Anfang macht die Frage, wie lange Papiere und Dateien aufbewahrt werden müssen.
Der Rechner für Aufbewahrungsfristen nimmt eine Unterlage und ihr Datum und nennt den ersten Tag, an dem sie vernichtet werden darf.
- Er kennt 9 Arten betrieblicher Unterlagen, von Handelsbüchern über Buchungsbelege bis zum Lohnkonto.
- Für Privatpersonen listet er 7 Arten, von der Handwerkerrechnung bis zu den Rentenunterlagen.
- Er zeigt, ob eine gesetzliche Pflicht, eine Verjährungsfrist oder nur eine Empfehlung dahintersteht.
- Eine Tabelle stellt alle Unterlagen derselben Gruppe für dasselbe Datum nebeneinander.
Was über die Dauer der Aufbewahrung entscheidet
Entscheidend ist zuerst, ob ein Gesetz die Aufbewahrung vorschreibt oder ob nur eine Verjährung läuft. Eine Pflicht trifft vor allem Unternehmen, und zwar nach der Abgabenordnung (AO) und, für Kaufleute, nach dem Handelsgesetzbuch (HGB).
Beide Gesetze setzen dieselben Fristen: 10 Jahre für Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse, 8 Jahre für Buchungsbelege und 6 Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe. Die Belegfrist gilt in dieser Länge seit dem 1. Januar 2025. Jede Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist.
Privatpersonen haben nur wenige solche Pflichten. Bei Kontoauszügen, Steuerbelegen oder dem Mietvertrag zählt stattdessen die Zeit, in der eine Forderung oder ein geänderter Steuerbescheid noch kommen kann. Läuft für eine Steuer die Festsetzungsfrist noch, bleiben auch die Unterlagen dazu länger relevant.
Aussortieren zum Jahresbeginn
Weil jede Frist an einem 31. Dezember endet, dürfen Unterlagen immer ab einem 1. Januar weg. Ein Beleg vom 30. Juni 2018 ist bis zum 31. Dezember 2026 aufzubewahren und darf ab dem 1. Januar 2027 vernichtet werden. Ab dem 1. Januar 2027 betrifft das Buchungsbelege bis Jahrgang 2018 und Geschäftsbriefe bis 2020.
Für das Vernichten selbst teilt die Norm DIN 66399 Aktenvernichter in Sicherheitsstufen ein. Papiere mit Namen, Kontodaten oder Gehältern fallen unter den Datenschutz der DSGVO.
Digitale Kopien dürfen im Betrieb das Papier ersetzen, wenn sie dem Original bildlich entsprechen und lesbar bleiben; Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz bleiben im Original. Für die Kopien laufen dieselben Fristen. Die Seiten dieser Rubrik erklären die Regeln und rechnen Fälle durch, sie ersetzen keine steuerliche Beratung.