Conservazione documenti fiscali: fino a quando

In Italia non esiste un termine unico per tutte le carte: ogni documento segue la norma che lo riguarda. Per le tasse decidono i termini di accertamento. L'Agenzia delle Entrate può controllare una dichiarazione fino al 31 dicembre del quinto anno successivo a quello in cui è stata presentata (art. 43 DPR 600/1973, Normattiva). Per questo le istruzioni del modello 730/2026 chiedono di tenere i documenti fino al 31 dicembre 2031 (Agenzia delle Entrate). Le imprese devono rispettare anche il Codice civile: l'art. 2220 impone di conservare scritture e fatture per 10 anni, contati dall'ultima scrittura registrata. Bollette, affitti, multe e buste paga non hanno invece un obbligo di conservazione. Per questi documenti vale la prescrizione: finché il creditore può chiedere un pagamento, la ricevuta è la prova di averlo già fatto. Il controllo distingue i tre casi e indica per ognuno il primo giorno in cui il documento si può eliminare.

Dal 1° gennaio 2027 l'art. 43 viene abrogato e la sua regola passa nell'art. 293 del Testo unico adempimenti e accertamento (D.Lgs. 141/2026), con lo stesso contenuto (FiscoOggi). Le date restano quindi le stesse prima e dopo il cambio di numerazione.

Le date del controllo coincidono con gli esempi pubblicati dall'Agenzia delle Entrate e da FiscoOggi, elencati nei casi di controllo in fondo alla pagina.

Chi presenta il modello 730 o il modello Redditi PF conserva la dichiarazione e la documentazione delle spese indicate. Ne fanno parte la Certificazione Unica del datore di lavoro o dell'ente pensionistico, gli scontrini, le fatture e le quietanze degli oneri detraibili.

Il periodo parte dall'anno di presentazione, non dall'anno dei redditi. Una spesa sostenuta il 10 marzo 2025 entra nel 730 presentato l'anno seguente, quindi la ricevuta va tenuta fino al 31 dicembre 2031. FiscoOggi riporta lo stesso calcolo per il 730/2020, i cui documenti si possono eliminare dal 1° gennaio 2026.

• Le spese sanitarie arrivate nella dichiarazione precompilata e accettate senza modifiche non vanno conservate: l'Agenzia dispone già di quei dati.
• Le detrazioni aggiunte o corrette a mano richiedono invece i documenti originali, da esibire su richiesta.
• Con il 730 presentato tramite Caf o professionista, gli originali restano a chi dichiara; il Caf o il professionista ne tiene una copia.

Per le detrazioni ripartite in rate il termine non parte dall'anno della spesa. Secondo FiscoOggi decorre dall'anno in cui è presentata la dichiarazione che espone la rata, quindi conta l'ultima rata.

Con lavori pagati nel 2026 e detratti in dieci rate, l'ultima entra nella dichiarazione presentata nel 2036. Il controllo tiene quindi i documenti fino al 31 dicembre 2041, cioè 15 anni dopo la spesa. Questa cifra è la lettura del controllo applicata alla regola di FiscoOggi, non un dato pubblicato dall'Agenzia.

• Fatture dei lavori e ricevute dei bonifici parlanti.
• Titolo edilizio o dichiarazione sostitutiva, quando il titolo non serve.
• Delibera dell'assemblea e tabella di ripartizione per i lavori sulle parti comuni.
• Ricevuta della comunicazione all'ENEA, per gli interventi che la richiedono.

Gli importi delle rate e le aliquote di ogni anno si ricavano con il calcolatore delle detrazioni per la ristrutturazione.

Bastano 2 anni dalla scadenza per le bollette di luce, gas e acqua, perché dopo quel termine i consumi non si possono più chiedere. La prescrizione biennale viene dalla legge 205/2017 e vale per la luce dal 1° marzo 2018, per il gas dal 1° gennaio 2019 e per l'acqua dal 1° gennaio 2020.

La Legge di Bilancio 2020 (legge 160/2019) ha esteso la tutela: il consumatore può far valere la prescrizione anche sui consumi più vecchi fatturati in ritardo (ARERA).

Il punto di partenza è discusso: una lettura conta dal consumo, un'altra dalla scadenza della fattura. Il controllo usa la scadenza, quindi una bolletta che scade il 16 marzo 2026 resta in archivio fino al 16 marzo 2028. Per le bollette emesse prima della riforma vale la prescrizione dei pagamenti periodici, di 5 anni.

Per le spese di casa e auto non c'è un obbligo di conservazione. Conta il tempo in cui l'ente o il creditore può ancora chiedere di pagare.

• Bollo auto: la tassa si prescrive alla fine del terzo anno successivo a quello in cui andava pagata (art. 5 DL 953/1982). Per un bollo scaduto il 31 gennaio 2026, la ricevuta serve fino al 31 dicembre 2029.
• Multe: la sanzione si prescrive in 5 anni dal giorno della violazione (art. 28 L. 689/1981, Normattiva). Per un'infrazione del 20 maggio 2026, la prova del pagamento serve fino al 20 maggio 2031.
• Affitto: i canoni del contratto di locazione si prescrivono in 5 anni da ciascuna scadenza (art. 2948 n. 3 c.c.). La ricevuta del canone scaduto il 5 febbraio 2026 arriva al 5 febbraio 2031.
• Spese condominiali: le rate periodiche seguono lo stesso termine di 5 anni dalla scadenza (art. 2948 n. 4 c.c.).
• IMU e TARI: il Comune può inviare un avviso di accertamento fino alla fine del quinto anno dopo quello del versamento (legge 296/2006, art. 1, comma 161). Il modello F24 dell'IMU pagata il 16 giugno 2026 serve fino al 31 dicembre 2031.

Nessuna legge obbliga un privato a tenere estratti conto, buste paga o parcelle. Il periodo dipende dalla prescrizione dei diritti che quei fogli documentano.

La banca deve consegnare, su richiesta e entro novanta giorni, copia delle operazioni degli ultimi 10 anni (art. 119 TUB). Lo stesso periodo coincide con la prescrizione ordinaria del Codice civile (art. 2946). Per gli estratti conto il controllo lo indica come riferimento, non come obbligo: quello del 31 gennaio 2026 arriva al 31 gennaio 2036.

Le buste paga provano la retribuzione, che si prescrive in 5 anni da ogni scadenza (artt. 2948 n. 4 e 2957 c.c.). Un cedolino pagato il 27 gennaio 2026 serve quindi fino al 27 gennaio 2031. Una parte della giurisprudenza sposta l'inizio alla fine del rapporto di lavoro, e il punto resta discusso. Il TFR si prescrive nello stesso termine, contato dalla cessazione del rapporto. Le voci di un cedolino si leggono meglio con il calcolo dello stipendio netto.

Le parcelle di avvocati, medici e altri professionisti hanno una prescrizione presuntiva di 3 anni (art. 2956 n. 2 c.c.). Passato quel periodo si presume che il compenso sia stato pagato, così la ricevuta di una parcella del 10 aprile 2026 serve fino al 10 aprile 2029.

Per un'impresa il periodo più lungo è quello civilistico. L'art. 2220 del Codice civile (Brocardi) chiede di conservare le scritture contabili per 10 anni dalla data dell'ultima registrazione. Tra le scritture rientrano il libro giornale, il libro degli inventari e i registri IVA. Lo stesso periodo vale per fatture, lettere e telegrammi ricevuti e per le copie di quelli spediti.

Un libro giornale con l'ultima registrazione al 31 dicembre 2016 va tenuto fino al 31 dicembre 2026 e si può eliminare dal 1° gennaio 2027. Una fattura del 20 novembre 2026 resta in archivio fino al 20 novembre 2036; per separare imponibile e imposta c'è il calcolo dell'IVA.

Il termine fiscale è più breve ma corre in parallelo. Le dichiarazioni dei redditi e IVA dell'impresa si possono accertare entro lo stesso termine valido per le persone fisiche (art. 43 DPR 600/1973 e art. 57 DPR 633/1972). Per una dichiarazione presentata il 31 ottobre 2026, il termine scade il 31 dicembre 2031.

Le fatture elettroniche passano dal Sistema di Interscambio e vanno conservate in forma digitale. L'Agenzia delle Entrate offre un servizio gratuito di conservazione a norma: chi aderisce trova le fatture custodite per 15 anni, ma l'adesione dura tre anni e va rinnovata.

Una pulizia dell'archivio parte da un giorno preciso e conta all'indietro. Il 15 gennaio 2027 si possono eliminare i 730 presentati nel 2021 o prima e le ricevute delle spese del 2020 o precedenti. Escono anche le bollette scadute nel 2024 o prima e, per un'impresa, le fatture del 2016 o precedenti.

Le carte con codice fiscale, IBAN e redditi contengono dati personali. Un distruggidocumenti a frammenti o un servizio di distruzione certificata le rende illeggibili, mentre un foglio intero nella raccolta della carta resta leggibile.

Per le imprese l'art. 2220 ammette la conservazione digitale delle scritture su supporti di immagine, se la riproduzione corrisponde all'originale. Ai fini fiscali serve però una conservazione a norma. Chi conserva carte personali non ottiene lo stesso effetto con una semplice scansione dell'archivio cartaceo.

Lo scontrino di un elettrodomestico serve anche come prova d'acquisto per la garanzia legale, che ha scadenze proprie.

Il controllo applica il termine ordinario di ogni regola alla data inserita. Alcune situazioni lo spostano e restano fuori dal calcolo.

• Interruzione della prescrizione: una richiesta scritta di pagamento o un atto notificato fanno ripartire il termine da capo.
• Dichiarazione omessa: l'accertamento resta possibile fino al 31 dicembre del settimo anno successivo, invece del quinto.
• Dichiarazione presentata in ritardo: le ricevute seguono la presentazione effettiva, mentre il controllo presume quella ordinaria dell'anno dopo la spesa.
• Termini ridotti: la tracciabilità completa di pagamenti e incassi accorcia l'accertamento di due anni, e il regime premiale degli ISA può ridurlo ancora.
• Concordato preventivo biennale: per chi aderisce, i termini di accertamento degli anni coperti sono prorogati.