Cuánto tiempo guardar documentos: el día exacto

Cuánto tiempo guardar facturas y demás papeles depende de quién puede pedirlos y hasta cuándo. Para Hacienda, el plazo de prescripción es de 4 años (artículo 66 de la Ley General Tributaria). No empieza en la fecha del documento. Corre desde el día siguiente al fin del plazo para presentar la declaración en la que ese documento cuenta (art. 67.1 LGT). Las empresas y los autónomos con contabilidad mercantil conservan libros, facturas y justificantes 6 años tras el último asiento, por el Código de Comercio. Los recibos de luz, agua o alquiler siguen otra lógica: el acreedor puede reclamarlos durante 5 años, según el Código Civil. Cuando vence cada plazo, por regla general nadie puede exigir ya el documento, y puede destruirse. La herramienta calcula ese día para 6 tipos de papeles de casa y 7 de empresa.

Cada resultado indica también la naturaleza del plazo. Una obligación legal la impone una norma, que castiga su incumplimiento. Un plazo de prescripción solo marca hasta cuándo alguien puede reclamar o revisar, y el papel es la prueba propia mientras tanto. Todos los documentos de la lista española son de uno de esos dos tipos. Los ejemplos de esta página salen de las mismas reglas y varios figuran entre los casos comprobados.

El criterio fiscal y el criterio mercantil son las dos fuentes de plazos para una actividad económica. El fiscal nace de la LGT y dura 4 años, mientras la Agencia Tributaria puede comprobar. El mercantil nace del artículo 30 del Código de Comercio: libros, correspondencia, documentación y justificantes del negocio se guardan 6 años a partir del último asiento.

El Reglamento de facturación remite al plazo de la LGT (Agencia Tributaria, obligación de conservar las facturas). El empresario mercantil, sin embargo, está sujeto a los dos, y manda el más largo. Por eso la herramienta muestra 6 años para sus facturas y libros contables. Toma como último asiento el cierre del año, el 31 de diciembre, porque la fecha real depende de cada contabilidad.

El autónomo profesional, como una abogada o un arquitecto, no lleva contabilidad mercantil. Sus facturas siguen solo el plazo fiscal, contado desde el fin de la campaña de la renta. Una factura del 14 de mayo de 2020 queda libre para un comercio el 1 de enero de 2027; para un profesional, desde el 1 de julio de 2025.

La obligación mercantil no se extingue con el negocio. Si el empresario fallece o la sociedad se disuelve, pasa a los herederos o a los liquidadores (art. 30.2 CCom).

Son 4 años, contados desde el día siguiente al fin del plazo para declarar cada impuesto. En ese tiempo, la Agencia Tributaria puede abrir una comprobación o una inspección y pedir el justificante de cualquier ingreso, gasto o deducción. Vencido el plazo, ya no puede liquidar esa deuda.

La interrupción de la prescripción reinicia el cómputo desde cero. La provoca cualquier actuación de la Administración notificada al contribuyente, un recurso o un acto del propio interesado, como una declaración complementaria (art. 68 LGT). La herramienta no puede saber si algo así ha ocurrido y cuenta el plazo sin interrupciones.

Algunos documentos viven más. Quien compensa bases imponibles negativas en el Impuesto sobre Sociedades puede tener que acreditarlas durante 10 años (art. 66 bis LGT). Ese cómputo parte del plazo del modelo 200, que acaba el 25 de julio siguiente al cierre del año. Una base negativa del ejercicio cerrado el 31 de diciembre de 2020 se prueba hasta el 26 de julio de 2031.

Las operaciones de años prescritos también se acreditan mientras influyan en años abiertos (art. 70.3 LGT). La factura de un local comprado hace décadas prueba su valor cuando se vende. El IVA soportado de un bien de inversión se regulariza durante varios años, y su factura acompaña a esa regularización. Para separar base y cuota de una factura está la calculadora de IVA.

En el IRPF, el artículo 104 de la Ley del impuesto obliga a conservar durante la prescripción los documentos que acreditan rentas, gastos, reducciones y deducciones. Entran el certificado de retenciones de la empresa, los recibos de donativos, las facturas de obras con deducción y los justificantes de cuotas sindicales o colegiales.

El cómputo arranca al terminar el período voluntario de declaración, que la Orden de cada campaña suele cerrar el 30 de junio del año siguiente. La declaración de la renta del ejercicio 2022 se cuenta así desde el 30 de junio de 2023. Prescribe el 30 de junio de 2027 y puede destruirse desde el 1 de julio de 2027. La del ejercicio 2021 quedó libre el 1 de julio de 2026.

Si ese día cae en sábado o domingo, el plazo pasa al lunes. En la campaña del ejercicio 2023, el 30 de junio de 2024 era domingo. La presentación terminó, por tanto, el 1 de julio de 2024 (Agencia Tributaria, manual práctico de Renta). Esa declaración prescribe el 1 de julio de 2028 y se libera el 2 de julio de 2028, un día después que en un año sin ajuste.

Para las campañas cuya Orden no se ha publicado todavía, la herramienta supone el 30 de junio con el mismo ajuste de fin de semana. Si una Orden futura fija otro día, el resultado se mueve en la misma medida.

La empresa conserva 4 años los recibos de salarios, los documentos de cotización a la Seguridad Social y los de afiliación, altas y bajas. No hacerlo es una infracción leve según el artículo 21.1 de la LISOS, la ley de infracciones y sanciones en el orden social.

El registro de jornada tiene el mismo plazo por el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Las nóminas pagadas el 31 de enero de 2022 se pueden destruir desde el 1 de febrero de 2026. Un registro diario del 1 de marzo de 2022, desde el 2 de marzo de 2026.

Para quien cobra el sueldo no existe esa obligación. Sus nóminas son justificantes de la renta del año, así que la herramienta las liga a esa campaña: las de 2022 quedan libres el 1 de julio de 2027. Las reclamaciones de salarios prescriben, además, al año de terminar el contrato (art. 59 del Estatuto de los Trabajadores). Para comprobar que una nómina cuadra, la calculadora de sueldo neto parte del bruto y muestra cada descuento.

El informe de vida laboral, que expide la Seguridad Social, recoge las altas y bajas de toda la carrera. Las nóminas no son, por tanto, el único registro de los empleos de una persona. Esa carrera de cotización es también la que fija el retiro, y con ella se puede calcular la edad de jubilación.

Fuera de Hacienda, casi todos los documentos particulares se guardan por prescripción, no por obligación. Las acciones personales sin plazo especial prescriben a los 5 años (art. 1964.2 del Código Civil). Los pagos periódicos, como la renta de un piso, tienen el mismo plazo (art. 1966). Mientras corre, el recibo prueba que la deuda está pagada.

Un recibo de suministros de luz, agua, gas o teléfono con vencimiento el 15 de marzo de 2022 queda libre desde el 16 de marzo de 2027. Algunos tribunales aplican a estos servicios el plazo de tres años del artículo 1967, y el artículo 121-21 del Código Civil de Cataluña fija también tres años. La herramienta muestra el plazo estatal más largo.

Para el alquiler cuenta el vencimiento de cada mensualidad: el recibo del 1 de mayo de 2021 se puede tirar desde el 2 de mayo de 2026. El IBI y las demás tasas municipales siguen la regla fiscal, 4 años desde el fin del pago voluntario que fija cada ayuntamiento. Si ese pago acabó el 20 de noviembre de 2022, el recibo se libera el 21 de noviembre de 2026.

La ley exige conservar el documento, no el papel. El Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) admite guardar las facturas en formato electrónico si se garantizan su autenticidad, su integridad y su legibilidad durante todo el plazo.

Una copia digitalizada de una factura en papel solo sustituye al original cuando se obtiene con un programa de digitalización certificada. Un simple escaneo o una foto con el móvil sirve de copia de trabajo, pero no permite destruir el original de una factura que aún cuenta.

VERI*FACTU es el sistema de registros de facturación del Real Decreto 1007/2023, y esos registros se guardan durante el plazo de la LGT. El Real Decreto-ley 15/2025 fija cuándo deben estar adaptados los programas de facturación. Para quien tributa por el Impuesto sobre Sociedades, antes del 1 de enero de 2027; para el resto, antes del 1 de julio de 2027.

La factura electrónica obligatoria entre empresas, regulada por el Real Decreto 238/2026, depende de una orden ministerial que no se había publicado a 2 de octubre de 2026. Ninguna de estas reformas cambia los plazos de 4 años, 6 años o 10 años.

Al día siguiente de que venza el plazo. Los plazos por años se cuentan de fecha a fecha (art. 5 del Código Civil): terminan el mismo día del mismo mes, tantos años después. Ninguna norma fija un día de destrucción, así que la herramienta muestra el último día del plazo y propone el siguiente como fecha de destrucción.

La tabla de resultados repasa todos los documentos del mismo grupo para una sola fecha, lo que sirve para una limpieza de archivo. El 1 de julio de 2027, por ejemplo, salen ya las declaraciones de la renta de 2022 y anteriores. Ese día, una empresa mercantil puede destruir los libros y facturas de 2020 y años previos.

Nóminas, extractos y facturas contienen datos personales, por lo que tirarlos enteros al contenedor deja esa información a la vista. Triturar el papel con corte cruzado o encargarlo a una empresa de destrucción certificada impide reconstruirlo. Una empresa, además, está sujeta a la normativa de protección de datos, que exige destruir de forma segura lo que ya no necesita.

La herramienta aplica el régimen común estatal y calcula cada plazo sin incidencias. Quedan fuera estos casos:

• Un requerimiento, un recurso o una complementaria que reinicie el cómputo.
• La regularización del IVA de los bienes de inversión, que alarga la vida de sus facturas.
• Los regímenes forales del País Vasco y Navarra, con normas tributarias propias.
• Los sujetos obligados por la ley de prevención del blanqueo de capitales (Ley 10/2010), con un plazo propio.
• El día exacto de las campañas de la renta aún sin Orden publicada, que se estima.