Jak długo przechowywać dokumenty w firmie i w domu

Okres przechowywania dokumentów podatkowych wynika z przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ordynacja podatkowa (art. 70 § 1) stanowi, że podatek przedawnia się po 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Art. 86 § 1 nakazuje trzymać księgi i związane z nimi dokumenty właśnie do tego dnia. Bieg okresu nie zaczyna się więc w dniu wystawienia dokumentu. Zaczyna się dopiero 31 grudnia roku, w którym podatek był płatny. PIT za 2020 rok rozlicza się w roku następnym, dlatego okres liczy się od 31 grudnia 2021 i kończy 31 grudnia 2026. Dokumenty z tego zeznania można zniszczyć od 1 stycznia 2027. Paragon ze stycznia 2020 roku leży zatem w szufladzie blisko 7 lat. Te same zasady obejmują KPiR i inne księgi podatkowe przedsiębiorcy.

Ministerstwo Finansów w broszurze do PIT/O podaje ten sam rachunek: dokumenty do ulg z zeznania za 2025 rok przechowuje się do 31 grudnia 2031. Kalkulator odtwarza tę datę oraz inne wyliczenia, które zebrano w przypadkach kontrolnych.

Od 1 stycznia 2027 można zniszczyć dokumenty PIT i KPiR za 2020 rok oraz lata wcześniejsze. Podatek za 2020 rok był płatny w roku następnym, więc jego przedawnienie mija 31 grudnia 2026. Każdy kolejny 1 stycznia zwalnia następny rocznik.

Zniszczenie dokumentów po upływie przedawnienia nie narusza przepisów, bo urząd nie może już określić podatku za dany rok. Kontrola podatkowa obejmuje więc tylko lata, których zobowiązanie nadal biegnie.

W firmie każdy rodzaj dokumentu ma własną kotwicę daty. Podatkowa księga przychodów i rozchodów idzie za podatkiem rocznym: KPiR za 2020 rok zostaje w firmie do 31 grudnia 2026.

Ewidencja VAT i grudzień

Ewidencję VAT oraz faktury przechowuje się do przedawnienia, osobno dla każdego okresu rozliczeniowego (art. 112 i 112a ustawy o VAT). VAT za dany miesiąc jest płatny w miesiącu następnym. Dla zapisów od stycznia do listopada termin płatności wypada w tym samym roku. Ewidencję za listopad 2021 można więc zniszczyć od 1 stycznia 2027, czyli po 6 lat kalendarzowych. Grudzień i IV kwartał są płatne w styczniu, dlatego przechodzą na rok następny: grudzień 2021 zostaje do 31 grudnia 2027. Ewidencja trafia do urzędu jako plik JPK, a faktury, na których się opiera, mają ten sam okres.

Kwoty podatku z faktur można sprawdzić w kalkulatorze VAT, zanim faktury trafią do segregatora lub archiwum.

Faktury w KSeF

Faktura ustrukturyzowana zostaje w Krajowym Systemie e-Faktur przez 10 lat od zakończenia roku, w którym ją wystawiono (art. 112aa ustawy o VAT). Faktura z 10 marca 2026 pozostaje tam do 31 grudnia 2036. Podatnik nie musi trzymać jej kopii, chyba że przedawnienie trwa dłużej niż te 10 lat. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął największe firmy od 1 lutego 2026, pozostałe od 1 kwietnia 2026, a najmniejszych dotyczy od 1 stycznia 2027.

Ustawa o rachunkowości

Ustawa o rachunkowości (art. 74 ust. 2 i 3) każe trzymać księgi rachunkowe 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym. Tak samo przechowuje się dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacji. Rok obrotowy to zwykle rok kalendarzowy. Według samej ustawy księgi za 2020 rok mogłyby zniknąć już od 1 stycznia 2026. Ten sam rok podlega jednak przedawnieniu podatku, które trwa do 31 grudnia 2026, a obowiązuje termin dłuższy.

Zatwierdzone sprawozdanie finansowe zostaje 5 lat od początku roku po roku, w którym je zatwierdzono (art. 74 ust. 1). Sprawozdanie zatwierdzone 30 czerwca 2021 przestaje być potrzebne od 1 stycznia 2027. Dokumenty zakupu, na podstawie których amortyzuje się środki trwałe, wpływają na koszty wielu lat. Dla każdego z tych lat liczy się osobne przedawnienie, więc liczy się ostatni rok odpisów.

Dokumentacja pracownicza zostaje u pracodawcy 10 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy się rozwiązał lub wygasł (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy). Obejmuje akta osobowe i dokumenty dotyczące czasu pracy oraz wynagrodzeń.

Po tym okresie były pracownik może odebrać akta do końca następnego miesiąca. Nieodebrane akta pracodawca niszczy w terminie z art. 94⁷. Serwis biznes.gov.pl podaje przykład: umowa zakończona 31 maja 2020 oznacza przechowywanie do 31 grudnia 2030 i odbiór do 31 stycznia 2031. Kalkulator pokazuje pierwszy dzień po tym miesiącu, czyli 1 lutego 2031.

Krótszy okres dotyczy osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019. Akta osób przyjętych przed 1999 rokiem przechowuje się 50 lat. Przy zatrudnieniu od 1999 do 2018 roku obowiązuje 50 lat, chyba że pracodawca złożył raport informacyjny ZUS RIA razem z oświadczeniem ZUS OSW. Wtedy okres skraca się do 10 lat liczonych od zakończenia roku, w którym złożono raport. Tych przypadków kalkulator nie liczy.

Kopie deklaracji rozliczeniowych, takich jak ZUS DRA, oraz raportów imiennych płatnik składek trzyma 5 lat od dnia ich przekazania (art. 47 ust. 3c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Deklaracja wysłana 15 lutego 2021 może trafić do niszczarki od 16 lutego 2026.

Zamknięcie działalności gospodarczej nie skraca żadnego okresu z kalkulatora. Okresy liczą się od dokumentu i terminu płatności podatku, a nie od dnia wykreślenia z CEIDG.

Osoba, która zakończyła jednoosobową działalność w 2020 roku, rozlicza ostatni PIT w roku następnym. Księgi z tego roku przechowuje więc do 31 grudnia 2026, mimo że firma już nie istnieje. Likwidacja działalności nakłada też obowiązek zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego o miejscu przechowywania ksiąg (art. 86 § 2 Ordynacji podatkowej).

Byłego pracodawcę wiąże też okres przechowywania akt osobowych. Akta osób zatrudnionych do ostatniego dnia działalności liczą się od 31 grudnia roku ustania zatrudnienia.

W domu jedyny obowiązek przechowywania dotyczy dokumentów podatkowych. Zeznanie PIT-37, otrzymane od pracodawcy PIT-11 i dowody, na których opierają się ulgi podatkowe, zostają do przedawnienia podatku, tak samo jak w firmie. Dla PIT za 2020 rok to 31 grudnia 2026.

Pozostałe papiery nie mają ustawowego okresu. Rachunki, umowy i potwierdzenia przelewów są dowodem zapłaty, a ich przydatność kończy przedawnienie roszczeń. Kodeks cywilny przesuwa koniec tego terminu na ostatni dzień roku kalendarzowego (art. 118).

• Rachunki za media, czyli prąd, gaz i wodę: 2 lata (art. 554 i 555 KC). Faktura płatna 20 maja 2024 przestaje być potrzebna po 31 grudnia 2026.
• Czynsz i inne świadczenia okresowe: 3 lata. Opłata z terminem 10 marca 2023 przedawnia się 31 grudnia 2026.
• Inne umowy, w tym umowa kredytowa po stronie konsumenta: 6 lat. Roszczenie wymagalne 15 września 2020 przedawnia się 31 grudnia 2026.

Po upływie przedawnienia nie można domagać się zaspokojenia roszczenia przeciwko konsumentowi (art. 117 § 2¹ KC). Wyciągi bankowe dzielą los dokumentu, który potwierdzają. Przelew użyty przy uldze zostaje z dokumentami PIT, a spłata raty z umową.

Paragon nie ma okresu przechowywania. Służy jako dowód zakupu, a jego przydatność wyznacza termin, w którym można złożyć reklamację.

Wynik rozróżnia dwa rodzaje terminów. „Obowiązek ustawowy” oznacza, że przepis wprost nakazuje przechowywanie. „Przedawnienie” oznacza brak obowiązku: dokument jest jedynie dowodem, dopóki druga strona może dochodzić roszczenia.

• Duża data to pierwszy dzień, w którym dokument przestaje być potrzebny.
• „Okres liczony od” pokazuje kotwicę, zwykle 31 grudnia roku płatności podatku albo datę wymagalności.
• „Przechowywać do” to ostatni dzień okresu.
• Tabela zestawia wszystkie dokumenty tej samej grupy dla wpisanej daty, co ułatwia porządki w jednym segregatorze.

Data do wpisania zależy od dokumentu. Dla PIT wystarczy dowolny dzień roku podatkowego, dla ewidencji VAT miesiąc zapisu, dla akt dzień ustania stosunku pracy, a dla rachunków termin płatności. Pole przyjmuje daty od 1 stycznia 1980 do 31 grudnia 2040.

Dokument z danymi osobowymi niszczy się tak, aby nie dało się odtworzyć jego treści. Kodeks pracy wymaga tego wprost dla dokumentacji pracowniczej (art. 94⁷).

Domowa niszczarka tnąca na drobne ścinki wystarcza dla rachunków i wyciągów. Firmy przekazują większe ilości wyspecjalizowanym podmiotom, które wydają protokół zniszczenia. RODO wymaga, aby dane osobowe nie były przechowywane dłużej, niż to potrzebne, więc po upływie okresu dokumenty z danymi powinny zniknąć.

Firmy z archiwum zakładowym opisują okresy w instrukcji kancelaryjnej przez kategorie archiwalne, na przykład B5 lub B10, gdzie liczba oznacza lata przechowywania. Kategoria nie zastępuje przepisu, a wynik kalkulatora pokazuje termin ustawowy.