Urlaubsabgeltung berechnen

Die Urlaubsabgeltung ist das Geld für Urlaub, der bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses noch offen ist. Das Bundesurlaubsgesetz schreibt sie vor, weil freie Tage dann nicht mehr gewährt werden können (§ 7 Abs. 4 BUrlG). Gerechnet wird in drei Schritten. Zuerst steht fest, wie viele Urlaubstage im Austrittsjahr entstanden sind. Davon gehen die bereits genommenen Tage ab, übertragener Resturlaub kommt hinzu. Die offenen Tage werden schließlich mit dem Tagessatz multipliziert, dem Wert eines Arbeitstags. Ein Beispiel: 4.000,00 € Monatsbrutto, Fünftagewoche, 30 Urlaubstage laut Vertrag, Austritt Ende September. Entstanden ist der volle Jahresurlaub von 30 Tagen. Genommen wurden 18, offen bleiben 12. Bei einem Tagessatz von 184,62 € ergibt das 2.215,44 € brutto. In Steuerklasse I kommen davon geschätzt 1.186,58 € netto an. Ob Eigenkündigung, Kündigung durch den Betrieb oder Aufhebungsvertrag: Die Rechnung bleibt dieselbe.

Wer die Urlaubsabgeltung berechnen möchte, braucht also den Anspruch im Austrittsjahr, die verbrauchten Tage und den Tagessatz. Zwei Fälle, darunter der Tagessatz aus einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts, sind unten als nachgerechnete Beispiele aufgeführt.

Den vollen Urlaubsanspruch erwirbt man erst nach einer Wartezeit von 6 Monaten im Arbeitsverhältnis (§ 4 BUrlG). Ist sie erfüllt und endet der Job in der zweiten Jahreshälfte, steht der ganze gesetzliche Jahresurlaub zu.

In drei Fällen entsteht dagegen nur Teilurlaub: ein Zwölftel des Jahresurlaubs für jeden vollen Beschäftigungsmonat (§ 5 Abs. 1 BUrlG). Diese Fälle sind:

• Der Eintritt liegt so spät im Jahr, dass die Wartezeit in diesem Kalenderjahr nicht mehr erfüllt werden kann.
• Das Arbeitsverhältnis endet, bevor die Wartezeit vorbei ist, etwa bei einer Kündigung in der Probezeit.
• Die Wartezeit ist erfüllt, der Austritt liegt aber in der ersten Jahreshälfte, also bis einschließlich 30. Juni.

Ergibt die Rechnung einen Bruchteil von mindestens einem halben Tag, wird er auf einen vollen Tag aufgerundet (§ 5 Abs. 2 BUrlG). Kleinere Bruchteile rundet das Gesetz nicht ab. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts bleiben sie als Teil eines Tages erhalten und werden anteilig bezahlt.

Ein Beispiel für den ersten Fall: Eintritt am 1. Juni, Austritt Ende Oktober. Das sind 5 volle Monate, die Wartezeit ist nicht erfüllt. Von 30 Jahrestagen entstehen 13 Tage, im Wert von 2.400,06 €. Der Rechner zählt volle Kalendermonate vom Ersten des Eintrittsmonats bis zum Ende des Austrittsmonats.

Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt 24 Werktage im Jahr (§ 3 BUrlG). Werktage sind alle Kalendertage außer Sonn- und Feiertagen, das Gesetz rechnet also mit einer Sechstagewoche. Für andere Arbeitszeitmodelle wird der Anspruch in Arbeitstage umgerechnet: 24 geteilt durch 6, mal die Arbeitstage pro Woche. In der Fünftagewoche ergibt das 20 Arbeitstage.

Viele Verträge gewähren mehr. Diesen Mehrurlaub regelt der Vertrag selbst. Ohne besondere Regel wird er beim Austritt genauso behandelt wie der gesetzliche Teil. Wer nach erfüllter Wartezeit in der zweiten Jahreshälfte geht, bekommt dann auch die vertraglichen Tage vollständig.

Eine Pro-rata-temporis-Klausel ändert das: Sie kürzt den Mehrurlaub auf ein Zwölftel je Beschäftigungsmonat. Nach dem Bundesarbeitsgericht darf eine solche Kürzung den gesetzlichen Anteil nie unterschreiten. Im Beispiel mit Austritt Ende September sinkt der Anspruch mit Klausel von 30 auf 23 Tage. Die Auszahlung fällt dann von 2.215,44 € auf 923,10 €.

Ein Tarifvertrag darf vom Bundesurlaubsgesetz abweichen, nur nicht beim Mindesturlaub selbst (§ 13 BUrlG). Tarifliche Urlaubstage tragen Sie als Jahresurlaub ein. Auch der Zusatzurlaub schwerbehinderter Menschen nach dem SGB IX hat kein eigenes Feld; er lässt sich zum Jahresurlaub addieren.

Jeder offene Tag wird mit dem Urlaubsentgelt bezahlt, das für einen genommenen Urlaubstag angefallen wäre. Maßgeblich ist der durchschnittliche Arbeitsverdienst der letzten 13 Wochen (§ 11 Abs. 1 BUrlG). Dieser Referenzzeitraum endet bei der Abgeltung mit dem letzten Arbeitstag.

Bei festem Monatsgehalt entsprechen 13 Wochen drei Monatsgehältern. Das Bundesarbeitsgericht teilt diese Summe durch die Arbeitstage der 13 Wochen: 65 in der Fünftagewoche, 78 in der Sechstagewoche. Im entschiedenen Fall hieß das 3.700 € mal 3 geteilt durch 65, also 170,77 € am Tag (BAG, 9 AZR 165/23). Ein Monatsbrutto von 4.000,00 € ergibt nach derselben Formel 184,62 €.

Die Division durch Kalendertage, etwa durch 30, setzt den Tag zu niedrig an. Urlaub ersetzt nur Tage, an denen sonst gearbeitet würde.

Was in den Durchschnitt einfließt

• Grundgehalt sowie regelmäßige Zulagen und Provisionen gehören dazu.
• Die Überstundenvergütung bleibt außen vor, auch wenn regelmäßig Mehrarbeit anfällt.
• Eine dauerhafte Gehaltserhöhung im Referenzzeitraum zählt ab ihrem Beginn so, als hätte sie schon immer gegolten.
• Kürzungen durch Kurzarbeit oder unverschuldete Arbeitsausfälle bleiben unberücksichtigt.

Urlaub gilt grundsätzlich für das laufende Kalenderjahr. Aus dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen wird er ins nächste Jahr übertragen, muss dann aber bis zum 31. März genommen werden (§ 7 Abs. 3 BUrlG). Ob Tage nach diesem Übertragungszeitraum wirklich verfallen, erklärt der Abschnitt zu den Fristen.

Übertragene oder nicht verfallene Tage tragen Sie im Feld für den Vorjahresrest ein; sie werden mit abgegolten. Kommen im Standardbeispiel 5 Tage aus dem Vorjahr hinzu, steigt die Zahl der offenen Tage auf 17. Der Bruttobetrag wächst auf 3.138,54 €.

Der umgekehrte Fall ist Urlaub, der schon vor dem Austritt über den Anspruch hinaus genommen wurde. Wer Ende März geht, hat bei 30 Jahrestagen nur 8 Tage erworben. Mit 10 genommenen Tagen liegen 2 Tage darüber, der Rechner zeigt dann keinen Betrag. Nach erfüllter Wartezeit darf das dafür gezahlte Urlaubsentgelt nicht zurückgefordert werden (§ 5 Abs. 3 BUrlG).

Die Abgeltung ist steuerpflichtiger Arbeitslohn. Für die Lohnsteuer ist sie ein sonstiger Bezug, wie ein Bonus oder Weihnachtsgeld. Der Arbeitgeber ermittelt die Steuer auf den voraussichtlichen Jahreslohn mit und ohne die Zahlung. Die Differenz wird einbehalten, meist mit der letzten Gehaltsabrechnung.

In der Sozialversicherung gilt sie als einmalig gezahltes Arbeitsentgelt (§ 23a SGB IV). Beiträge fallen nur an, soweit die anteilige Beitragsbemessungsgrenze des Jahres bis zum Auszahlungsmonat noch nicht ausgeschöpft ist. Wird nach dem Austritt gezahlt, ordnet das Gesetz den Betrag dem letzten Abrechnungsmonat zu.

Eine Besonderheit ist die März-Klausel. Fließt die Zahlung von Januar bis März und übersteigt sie die anteilige Grenze des neuen Jahres, gehört sie beitragsrechtlich zum Vorjahr. Voraussetzung ist, dass das Arbeitsverhältnis beim selben Arbeitgeber schon im Vorjahr bestand.

Im Standardbeispiel entfallen auf 2.215,44 € geschätzt 547,00 € Lohnsteuer und 481,86 € Sozialabgaben, netto bleiben rund 54 %. In Steuerklasse III sinkt die Steuer auf 430,00 €. Mit Kirchensteuer steigen die Steuerabzüge in Klasse I auf 596,23 €.

Die Fünftelregelung für außerordentliche Einkünfte wendet die Lohnabrechnung auf die Abgeltung nicht an. Ob eine Nachzahlung für mehrere Urlaubsjahre in der Steuererklärung ermäßigt besteuert werden kann, ist offen. Das Finanzgericht Münster hat es 2025 bejaht; beim Bundesfinanzhof war dazu am 25. September 2026 die Revision VI R 23/25 anhängig. Wie Steuerklasse, Kinder und Krankenkasse das laufende Gehalt verändern, zeigt der Brutto-Netto-Rechner.

Nicht genommener Urlaub verfällt nicht einfach zum Jahresende oder am 31. März. Der Arbeitgeber muss rechtzeitig und konkret auffordern, den Urlaub zu nehmen, und auf den drohenden Verfall hinweisen. Das Bundesarbeitsgericht nennt das die Mitwirkungsobliegenheit. Fehlt dieser Hinweis, sammeln sich die Tage an und werden am Ende mit abgegolten.

Ist das Arbeitsverhältnis beendet, wird aus dem Urlaub ein reiner Geldanspruch. Für ihn gilt die regelmäßige Verjährung von drei Jahren. Sie beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem das Arbeitsverhältnis endet (Bundesarbeitsgericht, Pressemitteilung 5/23).

Viel kürzer kann eine Ausschlussfrist im Arbeitsvertrag oder im Tarifvertrag sein, oft wenige Monate ab Fälligkeit. Sie erfasst auch den Abgeltungsanspruch. Der Betrag muss dann innerhalb dieser Frist geltend gemacht werden, je nach Klausel schriftlich oder gerichtlich.

Wer nach dem Austritt arbeitslos ist, bekommt für die abgegoltenen Urlaubstage kein Arbeitslosengeld. Nach dem SGB III ruht der Anspruch so lange, wie der Urlaub gedauert hätte, beginnend mit dem Tag nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses. Die Leistung setzt dadurch später ein, nach Kündigung wie nach Aufhebungsvertrag.

Beim Wechsel in einen neuen Job verhindert § 6 BUrlG doppelten Urlaub. Tage, die der alte Arbeitgeber im selben Jahr gewährt oder abgegolten hat, zählen beim neuen mit. Deshalb muss der bisherige Betrieb beim Ausscheiden eine Urlaubsbescheinigung ausstellen, die beides auflistet.

Die Schätzung vereinfacht einige Punkte, die im Einzelfall die Abrechnung verändern:

• Tarifverträge mit eigenen Regeln für Teilurlaub, Rundung oder Tagessatz.
• Austritte zur Monatsmitte und unregelmäßige Arbeitszeiten, bei denen die Tage pro Woche wechseln.
• Die anteilige Beitragsbemessungsgrenze: Gerechnet wird mit einem vollen Jahresgehalt zum angegebenen Monatsbrutto.
• Minijobs mit Pauschalabgaben, Kinderfreibeträge und den individuellen Zusatzbeitrag der Krankenkasse; angesetzt ist der durchschnittliche.