Aufbewahrungsfristen-Rechner

Wie lange etwas aufzuheben ist, hängt von der Art der Unterlage ab und davon, wer sie hat. Unternehmen trifft eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht nach § 147 AO und, als Kaufleute, nach § 257 HGB. Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse und Lageberichte bleiben 10 Jahre im Archiv. Für Buchungsbelege und Rechnungen gilt eine Aufbewahrungsfrist von 8 Jahre. Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige steuerlich wichtige Papiere bleiben 6 Jahre. Jede dieser Fristen beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist. Sie endet deshalb immer an einem 31. Dezember, vernichtet werden darf ab dem folgenden 1. Januar. Ein Beleg vom 30. Juni 2018 ist bis zum 31. Dezember 2026 aufzubewahren und darf ab dem 1. Januar 2027 weg. Privatpersonen haben kaum echte Pflichten. Für Kontoauszüge oder Steuerbelege zählt bei ihnen meist eine Verjährungsfrist: Danach kann niemand mehr eine Forderung oder einen geänderten Steuerbescheid durchsetzen.

Das Ergebnis nennt neben dem ersten erlaubten Tag die Frist, den Fristbeginn und den letzten Tag der Aufbewahrung. Die Grundlage zeigt, ob eine gesetzliche Pflicht besteht, eine Verjährungsfrist läuft oder nur eine Empfehlung einer Behörde vorliegt. Die Rechenweise ist an Fällen geprüft, die unter Geprüft an festen Ergebnissen stehen. Wie die Fristen aus dem Gesetz abgeleitet und geprüft werden, beschreibt die Methodik.

Am 31. Dezember des Jahres, in dem das Papier entstanden ist (§ 147 AO). Das Datum auf dem Papier zählt nur für die Frage, in welches Jahr es fällt. Ein Beleg vom Januar und einer vom Dezember desselben Jahres dürfen am selben Tag weg.

Das Gesetz nennt für jede Art von Unterlage ein eigenes auslösendes Ereignis. Der Fristbeginn richtet sich danach, wann dieses Ereignis eintritt:

• Bei Handelsbüchern und Aufzeichnungen zählt die letzte Eintragung in das Buch.
• Beim Jahresabschluss, Inventar und Lagebericht zählt der Tag, an dem sie aufgestellt wurden, nicht das Geschäftsjahr.
• Bei Handels- und Geschäftsbriefen zählt der Empfang oder die Absendung.
• Beim Buchungsbeleg zählt der Tag, an dem er entstanden ist.

Der Jahresabschluss zeigt, warum das wichtig ist. Ein Abschluss für 2025, aufgestellt am 29. Mai 2026, zählt ab dem 31. Dezember 2026. Er ist 10 Jahre aufzubewahren, also bis zum 31. Dezember 2036, und darf erst ab dem 1. Januar 2037 weg. Wer stattdessen vom Geschäftsjahr aus rechnet, liegt ein Jahr zu früh.

Ab dem 1. Januar 2027 dürfen Belege und Rechnungen bis einschließlich Jahrgang 2018 weg. Handelsbücher und Inventare mit der letzten Eintragung bis 2016 sind dann ebenfalls frei. Für Handels- und Geschäftsbriefe gilt das bis Jahrgang 2020. Bei Jahresabschlüssen kommt es auf das Jahr der Aufstellung an: frei sind die bis 2016 aufgestellten.

Im Privathaushalt dürfen am selben Tag Handwerkerrechnungen bis 2024 und Kontoauszüge bis 2023 weg. Belege zu Steuererklärungen, die bis 2022 abgegeben wurden, sind dann ebenfalls frei. Das alles gilt nur, wenn keine Ablaufhemmung greift.

Der Jahrgang meint das Jahr des maßgeblichen Datums: bei der Spende das Jahr der Bekanntgabe des Bescheids, beim Lohnkonto das Jahr der letzten Lohnzahlung.

Seit dem 1. Januar 2025 sind Buchungsbelege 8 Jahre aufzubewahren statt 10 Jahre. Die Verkürzung stammt aus dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz, kurz BEG IV. Sie erfasst Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge, Quittungen und Kassenbelege. Für Rechnungen regelt § 14b UStG dieselbe Frist ab dem Ende des Ausstellungsjahres.

Die neue Frist gilt auch rückwirkend für alles, dessen alte Frist zum 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen war (Art. 97 § 19a EGAO). Belege der Jahrgänge 2015 bis 2016 wurden dadurch auf einen Schlag frei, und zwar ab dem 1. Januar 2025. Früher durften sie nicht weg, weil die kürzere Frist erst ab diesem Tag Gesetz war.

Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute bleiben bei 10 Jahre für ihre Belege (Bundesministerium der Finanzen). Der Rechner führt sie in einer eigenen Zeile. Welche Beträge eine Rechnung mit Umsatzsteuer ausweist, lässt sich mit dem Mehrwertsteuer-Rechner prüfen.

Im Betrieb ergeben sich die Pflichten aus zwei Gesetzen: der Abgabenordnung für das Steuerrecht und dem Handelsgesetzbuch für Kaufleute. Beide verlangen, die Unterlagen geordnet aufzubewahren, und setzen dieselben Fristen.

• 10 Jahre: Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanz, Jahresabschlüsse und Lagebericht sowie die Organisationsunterlagen dazu.
• 8 Jahre: Buchungsbelege, also alles, was eine Buchung belegt.
• 6 Jahre: Handelsbriefe und Geschäftsbriefe, empfangen oder als Kopie abgesandt. Gemeint sind nur Schriftstücke, die ein Geschäft betreffen (§ 257 HGB).
• 6 Jahre: sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
• Lieferscheine, die kein Buchungsbeleg sind: bis die zugehörige Rechnung empfangen oder versandt ist.

Für die Lohnabrechnung gilt eine eigene Regel. Das Lohnkonto wird bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres aufbewahrt, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt (§ 41 EStG). Endete die Beschäftigung im Dezember 2020, darf das Lohnkonto ab dem 1. Januar 2027 weg. Aufzeichnungen über die Arbeitszeit nach dem Mindestlohngesetz bleiben 2 Jahre.

Wie elektronische Bücher und Belege zu führen sind, regeln die GoBD, ein Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen. Sie verlangen, dass Daten unveränderbar und maschinell auswertbar bleiben. Bei einer E-Rechnung genügt es danach, den strukturierten Teil aufzubewahren.

Eine abgelaufene Frist erlaubt die Vernichtung nicht in jedem Fall. Solange Unterlagen für eine Steuer von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft, endet auch ihre Aufbewahrung nicht (§ 147 AO). Diese Ablaufhemmung hält Papiere über das Rechenergebnis hinaus im Archiv.

Die Festsetzungsfrist ist die Zeit, in der das Finanzamt eine Steuer festsetzen oder ändern darf. Für die meisten Steuern beträgt sie 4 Jahre, gerechnet vom Ablauf des Abgabejahres an. Sie verlängert sich etwa während einer laufenden Betriebsprüfung oder eines offenen Einspruchs. Belege zu diesem Zeitraum bleiben dann so lange relevant.

Folgendes rechnet das Tool nicht ein, die Ergebnisse gelten jeweils ohne diese Umstände:

• Die Ablaufhemmung im Einzelfall, etwa bei einer Prüfung oder einem Einspruch.
• Entgeltunterlagen für die Sozialversicherung, die bis zum Ende des Kalenderjahres nach der letzten Betriebsprüfung bleiben (§ 28f SGB IV).
• Sonderregeln für Banken und Versicherungen, außer der eigenen Zeile für ihre Belege.
• Freiwillige Steuererklärungen, für die der Fristbeginn anders liegen kann.

Privatpersonen müssen nur wenige Unterlagen von Gesetzes wegen aufbewahren. Bei den meisten anderen Papieren geht es um Beweise, solange eine Forderung oder ein Steuerbescheid noch möglich ist.

Die gesetzlichen Pflichten

• Handwerkerrechnungen und andere Rechnungen für Arbeiten an Haus oder Grundstück, darunter viele haushaltsnahe Dienstleistungen: 2 Jahre ab Ende des Ausstellungsjahres (§ 14b UStG). Eine Rechnung vom 20. Mai 2024 darf ab dem 1. Januar 2027 weg. Die Rechnung muss auf diese Pflicht hinweisen.
• Wer Überschusseinkünfte, etwa aus Arbeit, Kapital oder Vermietung, von mehr als 500.000 € im Jahr hat, bewahrt Aufzeichnungen und Belege 6 Jahre auf (§ 147a AO). Ab dem 1. Januar 2027 liegt die Grenze bei 750.000 €.
• Die Zuwendungsbestätigung für eine Spende bleibt 1 Jahr ab Bekanntgabe des Steuerbescheids. Wurde er am 12. März 2026 bekanntgegeben, darf sie ab dem 13. März 2027 weg.

Verjährung statt Pflicht

Belege zur Steuererklärung sind keine Pflicht, aber das Finanzamt kann den Steuerbescheid innerhalb der Festsetzungsfrist ändern. Sie beträgt 4 Jahre und beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die Erklärung eingereicht wurde. Eine Erklärung für 2024, abgegeben am 15. Mai 2025, bleibt so bis zum 31. Dezember 2029 offen.

Für Kontoauszüge, Quittungen und den Mietvertrag gilt die regelmäßige Verjährungsfrist von 3 Jahre nach § 195 BGB, gezählt ab dem Jahresende. Einwände gegen eine Nebenkostenabrechnung sind innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang zu erheben (§ 556 BGB).

Für Rentenunterlagen nennt die Deutsche Rentenversicherung keine Jahreszahl: Gehaltsabrechnungen, Arbeitsverträge und Nachweise zur Sozialversicherung bleiben, bis der Rentenanspruch geklärt und bestätigt ist. Wie lange ein Kassenbon für Mängelrechte zählt, hängt dagegen an der Gewährleistungsfrist.

Weil alle Fristen am 31. Dezember enden, fällt der übliche Termin zum Aussortieren auf den Jahresanfang. Wie das Papier danach entsorgt wird, regeln andere Vorschriften als die zur Aufbewahrung.

Die Norm DIN 66399 teilt die Aktenvernichtung in Sicherheitsstufen ein, je nachdem, wie klein das Papier zerkleinert wird. Für Unterlagen mit Namen, Kontodaten oder Gehältern verlangt die DSGVO einen angemessenen Schutz. Aus ihr folgt außerdem eine Löschpflicht: Personenbezogene Daten dürfen nicht länger gespeichert bleiben, als es ein Zweck erfordert.

Gescannte Unterlagen dürfen im Betrieb das Papier ersetzen, wenn die Kopie bildlich mit dem Original übereinstimmt und lesbar bleibt (§ 147 AO). Ausgenommen sind Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz, die im Original bleiben. Für digitale Kopien laufen dieselben Fristen wie für Papier.