Hoe lang administratie bewaren?

Hoe lang papieren bewaard blijven, hangt eerst af van wie ze heeft. Ondernemers hebben een wettelijke bewaarplicht, omdat de fiscus hun boeken moet kunnen controleren. Het grootboek, de facturen en de loonadministratie blijven 7 jaar bewaard (art. 52 lid 4 AWR). Gegevens over onroerende zaken en over het btw-eenloketsysteem gaan 10 jaar mee. Particulieren hebben geen bewaarplicht. De fiscus kan bij hen wel 5 jaar lang navorderen, gerekend vanaf de laatste dag van het belastingjaar, en zolang dat kan, bewijzen de papieren wat er is aangegeven. De wet noemt voor ondernemers geen startdag. Deze check telt daarom vanaf het einde van het kalenderjaar van het document. Een factuur van 30 juni 2019 telt zo vanaf 31 december 2019, blijven tot en met 31 december 2026 bewaard en mogen weg vanaf 1 januari 2027.

Per document verschilt de grondslag. Een wettelijke plicht betekent dat bewaren verplicht is. Een wettelijke termijn betekent alleen dat de fiscus of een schuldeiser tot het einde ervan nog iets kan vorderen.

De uitkomsten van de check zijn nagerekend in de gecontroleerde voorbeelden onderaan, elk met de bron waarop de datum steunt.

De fiscale bewaarplicht komt voort uit de administratieplicht in artikel 52 AWR, de Algemene wet inzake rijksbelastingen. Wie een onderneming drijft of zelfstandig een beroep uitoefent, houdt een administratie bij en bewaart die. Dat geldt voor een eenmanszaak of een zzp'er net zo goed als voor een bv.

De wet spreekt van boeken, bescheiden en andere gegevensdragers, dus van papier en bestanden samen. Het Burgerlijk Wetboek legt dezelfde termijn van 7 jaar op aan ieder die een bedrijf of zelfstandig een beroep uitoefent (art. 3:15i BW).

Basisgegevens en overige gegevens

De fiscale regels onderscheiden basisgegevens, die in ieder geval 7 jaar bewaard blijven, van overige gegevens. Tot de basisgegevens horen:

• het grootboek;
• de debiteurenadministratie en de crediteurenadministratie;
• de voorraadadministratie;
• de inkoop- en verkoopadministratie, met de verstuurde en ontvangen facturen;
• de loonadministratie.

Alles wat daar niet onder valt, telt als overige gegevens. Ook daarvoor geldt 7 jaar, maar een ondernemer kan met de inspecteur een kortere termijn afspreken. Zulke afspraken rekent de check niet mee.

Vanaf wanneer de termijn loopt

Geen wetsartikel noemt de dag waarop de 7 jaar beginnen. De Belastingdienst gaat uit van de actualiteitswaarde: zolang een gegeven actueel is, hoort het bij de lopende administratie. Pas als die waarde vervalt, begint de bewaartermijn.

Een lopend contract maakt dat zichtbaar. Een leasecontract blijft in de administratie zolang het loopt, en pas daarna gaan de 7 jaar in (Belastingdienst). Eindigt het contract op 31 maart 2026, dan blijft het tot en met 31 maart 2033 bewaard.

Voor gewone stukken telt de check vanaf de laatste dag van het kalenderjaar waarin het document is gedateerd. Dat is een rekenkeuze van deze check, geen regel uit de wet. Blijft een gegeven langer actueel, dan geeft de datum waarop het zijn waarde verloor de juiste uitkomst.

Gegevens over onroerende zaken, zoals een bedrijfspand of grond, blijven langer bewaard dan de basisgegevens. De termijn volgt de herzieningstermijn uit de btw: de periode waarin de afgetrokken btw op een pand nog kan worden herzien.

Artikel 34a van de Wet op de omzetbelasting 1968 noemt 9 jaar volgend op het jaar waarin het pand in gebruik is genomen. Met dat eerste jaar erbij komt dat neer op 10 jaar (Belastingdienst). Een pand dat op 1 september 2018 in gebruik kwam, hoort tot en met 31 december 2027 in de administratie.

Ook het btw-eenloketsysteem, de One Stop Shop voor verkopen aan consumenten in andere EU-landen, heeft een langere termijn. Voor leveringen en diensten onder de Unieregeling of de Invoerregeling geldt eveneens 10 jaar.

Het btw-tarief zelf verandert niets aan de bewaartermijn. Het bedrag op een factuur narekenen gaat met de btw-rekenhulp.

Een werkgever heet in de belastingwet inhoudingsplichtige: die houdt loonheffing in en draagt die af. De loonadministratie hoort bij de basisgegevens en gaat dus 7 jaar mee.

Voor het verzoek van een werknemer om de loonheffingskorting toe te passen geldt een eigen regel. De werkgever bewaart het ten minste 5 jaar na afloop van het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking eindigde (art. 23 lid 5 Wet LB 1964). Volgens de Belastingdienst geldt die termijn ook voor de kopie van het identiteitsbewijs van de werknemer.

Eindigde een dienstverband op 31 mei 2021, dan telt de termijn vanaf 31 december 2021. Het verzoek en de kopie mogen dan weg vanaf 1 januari 2027.

Loonstroken en jaaropgaven in handen van de werknemer vallen onder de regels voor particulieren. Er is geen plicht om ze te bewaren.

Nee. Particulieren hoeven bankafschriften, loonstrookjes en andere administratieve gegevens niet verplicht te bewaren (Rijksoverheid). De bewaarplicht administratie uit de belastingwet geldt alleen voor ondernemers.

Wel kan de fiscus te weinig geheven belasting navorderen. De navorderingstermijn vervalt 5 jaar na het moment waarop de belastingschuld ontstond (art. 16 lid 3 AWR). Voor de inkomstenbelasting is dat het eind van het belastingjaar, niet de datum van de aanslag (Belastingdienst).

Over het belastingjaar 2020 loopt die termijn tot en met 31 december 2025. Vanaf 1 januari 2026 kan over dat jaar geen navorderingsaanslag meer worden opgelegd.

Tot dat moment bewijzen de stukken achter de belastingaangifte wat er is opgegeven: jaaropgaven, bankafschriften en bonnen voor aftrekposten. Was er uitstel voor de aangifte, dan schuift de termijn op met de duur van dat uitstel. Dat uitstel rekent de check niet mee.

Voor inkomen of vermogen in het buitenland is de termijn langer: 12 jaar (art. 16 lid 4 AWR). Over buitenlands inkomen uit 2020 loopt die termijn tot en met 31 december 2032. Voor toeslagen en verzekeringen gelden eigen regels, die buiten deze check vallen.

Voor betalingen geldt de verjaring uit het Burgerlijk Wetboek. Een vordering tot betaling van huur, rente of iets anders dat per jaar of korter wordt betaald, verjaart 5 jaar na de dag nadat de betaling opeisbaar werd (art. 3:308 BW).

Dezelfde termijn geldt voor de nakoming van een verbintenis uit een overeenkomst (art. 3:307 BW). Een betaalbewijs toont dan aan dat een rekening is voldaan. Voor huur die op 1 maart 2021 verschuldigd was, loopt de verjaring tot en met 1 maart 2026.

Voor de eigen woning kent de wet geen aparte bewaartermijn voor particulieren. De notariële akte van aankoop en de stukken van de hypotheek blijven van belang zolang de woning en de lening er zijn, onder meer voor de aangifte. De check rekent daar geen datum voor uit.

Een aankoopbon bewijst ook wanneer een product is gekocht. Dat telt bij de wettelijke garantie, die in Nederland geen vaste termijn in jaren kent.

Een document mag weg op de dag na het einde van de bewaartermijn. Bij termijnen die tellen vanaf de jaarwisseling valt die dag steeds op 1 januari. Wie op 1 januari 2027 opruimt, mag basisgegevens tot en met het jaar 2019 vernietigen.

Op die dag vallen ook de belastingpapieren van particulieren tot en met het belastingjaar 2021 buiten de navorderingstermijn. Onder de uitkomst staat voor elk document van dezelfde groep wanneer het weg mag, bij dezelfde datum.

Papieren met een burgerservicenummer, bankgegevens of loongegevens worden meestal niet bij het oud papier gezet. Thuis gaat versnipperen met een papierversnipperaar. Grotere hoeveelheden gaan vaak naar een bedrijf voor papiervernietiging, dat daarvan een vernietigingsverklaring kan afgeven.

De bewaarplicht schrijft geen papier voor. Facturen en bonnetjes scannen en digitaal bewaren mag, als de scan een juiste en volledige weergave van het origineel is (Belastingdienst, Uw facturen bewaren). Ook de echtheidskenmerken horen in die scan.

Voldoet de scan aan die voorwaarden, dan hoeft het papieren origineel niet bewaard te blijven. De digitale versie volgt dezelfde termijn van 7 jaar of 10 jaar en moet binnen een redelijke termijn controleerbaar zijn.

Andersom geldt hetzelfde: een factuur wordt bewaard in de vorm waarin ze is verstuurd of ontvangen. Een pdf-factuur uit de mailbox blijft dus digitaal bewaard en niet alleen als afdruk.