Btw berekenen

Btw erbij tellen doe je door het bedrag exclusief btw te vermenigvuldigen met één plus het tarief. Bij het algemene tarief is dat 1,21: € 250,00 exclusief wordt € 302,50 inclusief, waarvan € 52,50 btw.

Btw terugrekenen uit een bedrag inclusief btw gaat andersom, door te delen door dezelfde factor. Een bon van € 60,50 bevat € 50,00 exclusief btw en € 10,50 btw. Een boodschappenbon van € 21,80 tegen het verlaagde tarief bestaat uit € 20,00 en € 1,80 btw.

Kort samengevat: het tarief rekent altijd over het bedrag exclusief btw. Wie btw toevoegt, vermenigvuldigt dat bedrag met 1,21 bij het algemene tarief van 21%, zodat € 250,00 uitkomt op € 302,50. Wie btw uit een bedrag inclusief btw haalt, deelt door dezelfde factor en houdt het nettobedrag over; het verschil tussen beide is de btw. Aftrekken met het percentage zelf geeft altijd te weinig netto, omdat het percentage dan over een te hoog bedrag wordt genomen. Voor het verlaagde tarief van 9% geldt precies dezelfde werkwijze met een kleinere factor. De uitkomst wordt per bedrag op hele centen afgerond, zoals ook op een factuur gebeurt, en daarom kan heen en terug rekenen een cent schelen. Zo werkt de berekening voor elke bon, offerte of factuur, ongeacht of het om goederen of diensten gaat.

Nederland kent een algemeen tarief van 21% en een verlaagd tarief van 9%, en wat er wordt geleverd bepaalt welk van de twee geldt.

Het algemene tarief is de standaard. Alleen wat de Wet op de omzetbelasting uitdrukkelijk noemt, valt onder het verlaagde tarief (Belastingdienst, 2026). In de horeca loopt die grens midden over de rekening: eten en frisdrank gaan tegen 9%, bier en wijn tegen 21%.

Logies sinds 1 januari 2026

Hotelovernachtingen, bed and breakfasts en vergelijkbare logies zijn sinds 1 januari 2026 verschoven van het verlaagde naar het algemene tarief (Belastingdienst). Voor een overnachting van € 150,00 exclusief btw betekent dat € 181,50 inclusief, tegen € 163,50 onder het oude tarief. Wie prijzen van vóór 2026 hergebruikt, rekent dus met het verkeerde tarief.

Het is dezelfde belasting onder twee namen. Omzetbelasting is de wettelijke term, btw, belasting over de toegevoegde waarde, de naam die iedereen gebruikt. Die tweede naam zegt hoe het werkt: elke schakel in de keten betaalt alleen over de waarde die hij toevoegt, omdat hij de btw die hij zelf aan leveranciers betaalde als voorbelasting terugkrijgt.

Uiteindelijk draagt dus alleen de consument de btw. Op een loonstrook speelt btw geen rol; wat daar wel wordt ingehouden, staat bij de berekening van het nettoloon. Ondernemers geven haar door: ze brengen btw in rekening, trekken de voorbelasting af en betalen het verschil via de btw-aangifte, meestal per kwartaal. Sinds 2020 heeft een eenmanszaak naast het omzetbelastingnummer een apart btw-identificatienummer, en alleen dat laatste hoort op facturen en de website.

In beide gevallen betaalt de klant geen btw. Voor de ondernemer is het verschil groot, omdat het bepaalt of hij de btw op zijn eigen inkopen terugkrijgt.

• Het nultarief geldt vooral voor export buiten de EU en leveringen aan ondernemers in andere EU-landen. De prestatie is belast, maar tegen nul procent, en de voorbelasting blijft aftrekbaar.
• Vrijgestelde prestaties vallen buiten de heffing. Daaronder vallen zorg, onderwijs, financiële diensten en de verhuur van woonruimte. De btw op inkopen die daarmee samenhangen is in principe niet aftrekbaar en wordt een echte kostenpost.
• Een fysiotherapeut krijgt de btw op zijn behandelbank daarom niet terug, terwijl een exporteur de btw op zijn inkopen volledig verrekent, hoewel geen van beiden btw aan zijn klant berekent.

Met de kleineondernemersregeling, de KOR, berekent een ondernemer geen btw zolang zijn omzet onder € 20.000 per kalenderjaar blijft. Sinds 2025 moet die grens niet alleen in het lopende jaar gerespecteerd worden, maar ook in het jaar ervoor (Belastingdienst, voorwaarden KOR). Vrijgestelde omzet telt voor een deel wel mee: leveringen en diensten die te maken hebben met onroerende zaken, betaalmiddelen en effecten, financiële diensten en verzekeringen in Nederland horen bij de omzet voor de grens. Alleen overige vrijgestelde omzet blijft erbuiten.

Wordt de grens van € 20.000 in de loop van het jaar overschreden, dan eindigt de KOR direct en moet vanaf dat moment btw worden berekend. De regeling is vooral voordelig voor wie aan particulieren levert. Wie vooral zakelijke klanten heeft, levert weinig in, want die trekken de btw toch af, maar verliest wel zelf de aftrek van voorbelasting.

Een volledige factuur vermeldt in ieder geval:

• Een uniek, opvolgend factuurnummer en de factuurdatum
• Naam en adres van leverancier en afnemer, en het btw-identificatienummer van de leverancier
• Een omschrijving van de geleverde goederen of diensten, met de hoeveelheid
• Het bedrag exclusief btw, het toegepaste tarief en het btw-bedrag, per tarief uitgesplitst

Voor bedragen tot € 100 inclusief btw volstaat een vereenvoudigde factuur. Bij de verleggingsregeling, onder meer bij diensten aan ondernemers in andere EU-landen en bij onderaanneming in de bouw, draagt de afnemer de btw af. De factuur vermeldt dan geen btw-bedrag maar de aantekening btw verlegd, samen met het btw-nummer van de afnemer.

De meeste ondernemers doen per kwartaal btw-aangifte. Aangifte en betaling moeten uiterlijk op de laatste dag van de maand na het tijdvak binnen zijn, dus voor het eerste kwartaal op 30 april. Wie structureel btw terugkrijgt, kan kiezen voor maandaangifte om het geld sneller terug te hebben; wie heel weinig btw afdraagt, krijgt soms een jaaraangifte.

Op de aangifte staat de btw die je aan klanten hebt berekend, verminderd met de voorbelasting op je inkopen. Een factuur telt mee in het tijdvak waarin hij is verstuurd of ontvangen, niet het tijdvak waarin hij wordt betaald. Alleen bepaalde ondernemers, zoals winkeliers en horeca met vooral particuliere klanten, mogen het kasstelsel toepassen en btw pas aangeven bij ontvangst.

Een fout in een eerdere aangifte

Een vergissing herstel je met een suppletie, een correctie op een eerdere aangifte. Gaat het om € 1.000 btw of minder, dan mag je de correctie ook verwerken in de eerstvolgende gewone aangifte. Grotere bedragen vragen een aparte suppletie, en wie een fout ontdekt, moet die melden: vrijwillige correctie voorkomt of beperkt een boete.

Let ook op gemengd gebruik. Wie een zakelijke aankoop deels privé gebruikt, mag alleen de btw aftrekken die bij het zakelijke deel hoort. Bij een auto van de zaak wordt het privégebruik achteraf gecorrigeerd in de laatste aangifte van het jaar. Wat de ritten zelf aan brandstof kosten, laat de rekenhulp voor brandstofkosten zien.

De meeste btw-fouten ontstaan door verkeerd terugrekenen, een verouderd tarief of verwarring tussen vrijstelling, nultarief en de nummers op een factuur.

1. 21% aftrekken van een bedrag inclusief btw. € 121,00 min 21% is € 95,59, maar het bedrag exclusief btw in € 121,00 is € 100,00. Het tarief wordt berekend over het bedrag exclusief btw, dus terugrekenen gaat door te delen.
2. Hotelovernachtingen nog tegen het verlaagde tarief factureren, terwijl sinds 2026 het algemene tarief geldt.
3. Vrijgestelde omzet en het nultarief door elkaar halen, en voorbelasting aftrekken die niet aftrekbaar is.
4. Het omzetbelastingnummer op facturen zetten in plaats van het btw-identificatienummer.
5. Te laat merken dat de KOR-grens is overschreden, waarna btw alsnog uit al ontvangen bedragen moet worden teruggerekend.